Presentación y edición de archivos

Durante las reuniones puede utilizar la pizarra o la pantalla compartida para presentar o editar archivos. Si desea saber cuál es la herramienta más conveniente para sus necesidades, consulte "Presentación de información en las reuniones" en la Guía del usuario de IBM Lotus Instant Messaging and Web Conferencing.

La pizarra

Si tiene permiso para editar y compartir contenidos, puede presentar archivos anexos en la pizarra o dibujar y escribir en la pizarra vacía. Si no tiene permiso para editar/compartir, pida al moderador que se lo conceda.

Nota Tanto el creador de la reunión como el moderador pueden anexar archivos a la pizarra durante la planificación de la reunión. El moderador puede anexar archivos durante la reunión.

Presentación de un archivo anexo

1. Haga clic en la opción Pizarra situada junto a la parte superior de la Sala de reuniones.



2. Seleccione el nombre del archivo en el menú desplegable.



3. Use las herramientas de pizarra para resaltar determinada información en el archivo. Por ejemplo, puede rodear con un círculo la información importante o subrayar una palabra en rojo. Todos los participantes en la reunión verán lo que usted dibuje y escriba en la pizarra. Utilice las flechas de retroceso y avance para moverse por las páginas de la presentación.

Cómo dibujar o escribir en la pizarra vacía

1. Haga clic en la opción Pizarra situada junto a la parte superior de la Sala de reuniones.



2. Seleccione la opción Pizarra en el menú desplegable.



3. Use las herramientas de pizarra para escribir texto, dibujar rectángulos, círculos y líneas o crear gráficos, tablas y diagramas. Utilice la herramienta de puntero para mostrar un marcador en la pizarra.

Pantalla compartida

Si tiene permiso para editar y compartir, puede compartir su pantalla con otros participantes e incluso permitirles que la controlen. Si no tiene permiso para editar/compartir, pida al moderador que se lo conceda. Antes de compartir la pantalla debe asegurarse de que la información confidencial esté segura. Si desea más información, consulte "Cómo garantizar la seguridad" en la Guía del usuario de IBM Lotus Instant Messaging and Web Conferencing.

1. Abra los programas que desea compartir.



2. Haga clic en el botón de pantalla compartida situado junto a la parte superior de la Sala de reuniones.



3. Seleccione una de las opciones siguientes en la barra de herramientas de la pantalla compartida:




Compartir un programa

Compartir toda la pantalla

Compartir parte de la pantalla con un marco

4. Para asegurarse de que está compartiendo, verifique que en el ángulo superior derecho del área compartida aparece el botón Dejar de compartir.



5. Cuando desee dejar de compartir, haga clic en el botón Dejar de compartir.

Cómo ceder el control a otros participantes

Si lo desea, puede permitir que otros participantes que tengan permiso para editar y compartir controlen su pantalla. Al cederles dicho control, los participantes podrán usar sus propios equipos para modificar la información de la pantalla compartida.

1. Comparta su pantalla.



2. Haga clic en Permitir controlar. Los participantes que tengan permiso para editar/compartir podrán controlar su pantalla. No utilice el teclado ni el mouse mientras otros participantes tengan el control.



3. Para confirmar quién tiene el control de su pantalla, haga clic en el botón Detalles de la lista de participantes situado en la parte inferior de la lista de participantes. Junto al nombre del participante que esté controlando la pantalla aparecerá una flecha .



4. Cuando desee retirar el control a los demás participantes, haga clic en Permitir controlar.

Cómo tomar el control de la pantalla compartida

1. Asegúrese de que tiene permiso para editar y compartir y de que la persona que comparte la pantalla ha permitido que los demás la controlen.



2. Haga clic en el botón de control . En los detalles de la lista de participantes aparecerá una flecha junto a su nombre. Todos los participantes, salvo la persona que comparte la pantalla, verán junto al cursor las iniciales de la persona que controla la pantalla compartida.

Cómo cambiar entre la pizarra y la pantalla compartida

En una reunión en la que se utiliza la pizarra y la pantalla compartida, cualquier participante con permiso para editar/compartir puede cambiar de una herramienta a otra haciendo clic en los botones correspondientes. Cuando una persona cambia de herramienta, las demás personas de la reunión también cambiarán de herramienta. No cambie de herramienta a menos que desee que todos los participantes en la reunión la cambien.