Configuración de las reuniones

Sametime permite celebrar dos tipos de reuniones electrónicas:

• Reuniones instantáneas: Cuando desee reunirse rápidamente con sus compañeros conectados, inicie una reunión instantánea.



• Reuniones planificadas: Cuando tenga tiempo para planificar la reunión o cuando necesite guardar el contenido de la pizarra.

Si desea más información, consulte "Uso de las reuniones de Sametime" en la Guía del usuario de IBM Lotus Instant Messaging and Web Conferencing.

Inicio de una reunión instantánea

Las personas a las que se invita a las reuniones electrónicas ya están conectadas; no es necesario enviarles una invitación a través del correo electrónico. Durante las reuniones instantáneas no se pueden guardar los archivos creados en la pizarra.

1. Seleccione un nombre en color verde en su lista de contactos de Sametime Connect. Para seleccionar varios nombres, mantenga presionada Ctrl mientras los selecciona.



2. Seleccione Reunión y, a continuación, una opción: Conversación, Audio, Vídeo, Compartir o Colaborar. Aparecerá el cuadro de diálogo Iniciar una reunión instantánea.



3. (Opcional) Realice cualquiera de los cambios siguientes en la invitación:



• Edite el asunto o el mensaje.



• Agregue o elimine herramientas de la reunión.



• Asegure la reunión mediante codificación para proteger la información confidencial.



• Agregue nombres a la invitación.



4. Haga clic en Enviar.

Planificación de una reunión

En este tipo de reuniones debe informar a los participantes sobre la reunión e indicarles cómo asistir a ella.

1. Haga clic en la opción Planificar una reunión de la página de bienvenida de Sametime, o en la opción Nueva reunión del Centro de reuniones.



2. Es posible que aparezca automáticamente un cuadro de diálogo de inicio de sesión. Si este no aparece automáticamente, haga clic en la opción Iniciar sesión en Sametime del Centro de reuniones. Cuando aparezca, introduzca su nombre de usuario y la contraseña, y haga clic en Aceptar.



3. Especifique la información de la ficha Fundamentos:



1. Elija un tipo de reunión. La información que ofrecen las sugerencias le ayudarán a planificar la reunión.



2. Introduzca un nombre para la reunión. Seleccione un nombre que el resto de los participantes pueda reconocer.



3. Inicialmente, el moderador es usted. Si desea seleccionar a otro moderador, haga clic en Cambiar.



4. Si su versión de Sametime incluye el campo Participantes esperados, introduzca el número de participantes en la reunión. Si algunos de los participantes se encuentran en la misma ubicación, sugiérales que se reúnan en la misma sala y utilicen un sólo equipo para asistir a la reunión. De este modo podrá contabilizar a este grupo de personas como a un único participante.



5. Seleccione Iniciar ahora o Planificar y seleccione una fecha (si fuera necesario) y la duración de la reunión.



6. Si ha seleccionado el tipo de reunión Presentación o demostración de difusión en el paso 3a, seleccione los presentadores de la reunión haciendo clic en Agregar o eliminar presentadores. Si ha seleccionado una reunión de otro tipo, siga con el paso 3g.



7. (Opcional) Si su organización lo permite, puede grabar la reunión seleccionando la opción Grabar esta reunión para que otros puedan reproducirla posteriormente.



4. (Opcional) Seleccione cualquiera de las demás fichas y facilite la información necesaria para personalizar la reunión. Por ejemplo, puede usar la ficha Archivos para anexar archivos a la pizarra o la ficha Herramientas para elegir el tipo de audio de la reunión (audio del equipo o llamada telefónica a larga distancia).



5. Haga clic en Guardar.

Nota Si el servidor no dispone de espacio suficiente, regrese a la ficha Fundamentos y seleccione una nueva hora para la reunión o un número menor de participantes.